Procedura za zaposlenike-zviždače
Koje su sumnje obuhvaćene Politikom?
Ova Politika odnosi se na situacije u kojima pojedinci (osobe izvan i unutar Mazarsa) izražavaju sumnju o rizicima, nesavjesnom ili neprofesionalnom postupanju koje utječe na članove tvrtke u sljedećim područjima:
- Financije, računovodstvo,
- Mito i korupcija,
- Antitrustovske prakse
- Opasnost za zdravlje i sigurnost,
- Opasnost za okoliš,
- Diskriminacija i zlostavljanje.
Te sumnje nazivaju se „Nesavjesnim radom”. Ova Politika ne regulira postupanje sa sumnjama ili pritužbama vezanim za Vaše radno mjesto. Sve takve sumnje ili pritužbe treba podnijeti kroz proceduru za pritužbe zaposlenika. Ova Politika također ne obuhvaća rizike, nesavjesno ili neprofesionalno postupanje u bilo kojem drugom području osim u onom navedenom u ovom odjeljku i/ili postupanje koje utječe na osobe koje nisu članovi tvrtke, poput klijenata, dobavljača itd.
Zaštita u sklopu ove Politike
Procedura za zviždače nije obavezna pa zaposlenici Mazarsa nikada neće biti odgovorni zato što nisu podnijeli prijavu.
Prema ovoj Politici niste obvezni ništa dokazivati. Dovoljna je samo iskrena i razumna sumnja da je došlo ili da bi moglo doći do nesavjesnog postupanja.
Prema odredbama odjeljka „Osobna odgovornost”, ako zaposlenik Mazarsa izrazi sumnju u skladu s ovom Politikom, neće biti izložen riziku od gubitka posla ili osvećivanja koje je posljedica izražavanja sumnje. Pod uvjetom da postupate iskreno i razumno, nije važno je li se Vaša sumnja pokazala neutemeljenom.
Mazars neće tolerirati viktimizaciju ili zlostavljanje zaposlenika koji su u skladu s ovom Politikom izrazili sumnju. Sve tvrdnje o izloženosti takvom ponašanju shvatit ćemo ozbiljno, a ako su utemeljene, takvo ćemo ponašanje istražiti u sklopu disciplinskog postupka kao potencijalno teški disciplinski prekršaj. Svatko tko na ovaj način postupi prema svojem kolegi može biti otpušten bez otkaznog roka ili bez propisane naknade plaće u slučaju prestanka rada prije isteka otkaznog roka.
Osobna odgovornost
Zlonamjerne lažne optužbe u okviru ove Politike smatraju se teškom povredom dužnosti i vrlo će vjerojatno rezultirati disciplinskim sankcijama i/ili pokretanjem sudskog postupka.
Što učiniti ako sumnjate
Ako sumnjate na nesavjesno poslovanje, svoje sumnje možete izraziti pomoću Obrasca u nastavku (lokalni timovi nemaju pristup podacima i ne mogu izmijeniti obrazac).
Glavni službenik za sukladnost grupe Mazars [1] kontaktirat će Upravno vijeće Grupe ili samo njegove neovisne članove te, u slučaju da je to potrebno, Izvršni odbor Grupe. U svakom slučaju, imajte na umu da su članovi zaduženi za primanje i obradu prijave zviždača obvezani na zaštitu povjerljivosti.
Važno je da član tima osjeća da svoje sumnje može prijaviti bez straha od odmazde. Stoga će se u takvim slučajevima optužbe za viktimizaciju shvaćati vrlo ozbiljno, a na osoblje za koje se utvrdi da je krivo za takvo ponašanje primijenit će se disciplinske sankcije.
Povjerljivost
Sve sumnje prijavljene prema ovoj Politici ostat će povjerljive između osobe koja ih prijavi, Glavnog službenika za sukladnost grupe Mazars i, u slučaju da je to potrebno, svih drugih članova koji dobiju obavijest o prijavi. Na taj će način sve informacije koje prema ovom postupku predate ostati povjerljive, uključujući i Vaš identitet.
S obzirom na to, imajte na umu da se sumnja ne može predati anonimno i da morate dati informacije o svojem identitetu, koje će uvijek ostati povjerljive i nikada se neće proslijediti članu na kojega se prijava odnosi.
Ovisno o prirodi predmeta koji ste prijavili, tvrtka će možda biti zakonski obvezana otkriti neke ili sve informacije trećoj strani. Bit ćete obaviješteni u slučaju da je to potrebno.
Pri istraživanju predmeta Službenik za sukladnost Grupe od Vas može zatražiti dodatne informacije. Vaša suradnja nakon prijave predmeta ključna je za ispravno istraživanje Vaše sumnje.
Nakon što se istraga provede, dobit ćete izvješće o rezultatima. Ako se dokaže da je sumnja koju ste prijavili utemeljena, rezultati istrage predat će se i Voditelju relevantne upravljačke jedinice koji će zatim poduzeti odgovarajuće radnje.
Zlonamjerne optužbe vezane uz poslovanje tvrtke Mazars upućene osobama izvan tvrtke smatrat će se teškom povredom dužnosti i istražit će se prema disciplinskom postupku tvrtke. Ako se otkrije da je osoba iznijela zlonamjerne optužbe, može biti otpuštena bez otkaznog roka ili bez propisane naknade plaće u slučaju prestanka rada prije isteka otkaznog roka.
Evidencija prijava
Središnju evidenciju svih prijava održava Službenik za sukladnost grupe Mazars, koji će o rezultatima istraživanja obavijestiti nacionalne izvršne direktore i neovisne neizvršne direktore.
Prijave koje nisu u opsegu ove Politike ubrzo će se uništiti ili zabilježiti u odvojenom sustavu. One koje pripadaju u opseg ove Politike, no ne rezultiraju disciplinskim ili sudskim postupkom, čuvat će se najdulje 2 mjeseca nakon zaključivanja istrage. One koje rezultiraju disciplinskim ili sudskim postupkom čuvat će se do završetka postupka.
Mazars koristi sve odgovarajuće sigurnosne mjere kako bi osigurao zaštitu podataka prikupljenih u kontekstu ove Politike, u skladu s ovom Politikom zaštite privatnosti i primjenjivim zakonskim propisima.
Pravo na pristup i izmjenu podataka
Imate pravo pristupa, osporavanja i ispravka podataka koji se na Vas odnose te možete zatražiti njihove izmjene ili brisanje ako su netočni, nepotpuni ili zastarjeli, u skladu s primjenjivim zakonskim propisima o zaštiti podataka. Kako biste iskoristili navedeno pravo upotrijebite kontaktni obrazac za zaposlenike u nastavku.
[1] Od siječnja 2015., Glavni službenik za sukladnost Grupe je Jean-Luc Barlet.